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时间管理--每日计划、双枪、to be

来源::未知 | 作者:admin | 本文已影响
 
每日计划或许是最多人会运用到的时间管理方法,很多人上班(或者是一早)都会拿张纸(或记在万用手册)规划一下一天要做的事情,但是能把这件事情日复一日,持之以恒的并不多。其实,每日计划可以让我们一天之内很有生产力,就让我们分享一些经验谈吧 :>

 

 

1 每日计划和行动清单

有人问twhsi行动清单和每日计划是不是一样的?行动清单是一个备忘录,是每日计划会用到的资料库,每日计划是今天预计要执行完成的行动,两者并不相同。
但拥有完整的行动清单,对我们的行动及心理上都有很大的助益。在行动上,不论目前我们处在哪一种场合,随时随地都有找到合适的事情执行。在心理上,完整的行动清单,让我们心情变得轻松,因为不会担心会忘记。

我的老师rainbow说过四个字”债多不愁”,形容她练习运用时间管理的内心想法,笔者觉得拥有完整的行动清单的感觉就有点像这样–虽然有许多的事情没处理,但是这些事情已经加工了,而且依照场合放好了,等有时间时,就可以立刻处理,心理面的压力就不大。

 

而规划每日计划对笔者而有是一件充满创意的事情–

我们要选择哪件事情作为今天的MITs?
我们要选择哪个时区作某一件事情?
今天的行事历要安排哪些事情?
我如何调配精力,让今天的MITs可以顺利的进行?

每日计划对twhsi而言,就像是一个标题为”TODAY”的画布,从行事历、每日计划、大脑中挑选出适合的颜料,思考如何创做出一个特别的一天,让我隔天早上可以在晨间日记中写下这一天的感动及成就。每当笔者在写每日计划时,都会觉得很高兴,觉得在创造某些东西。当我们从行动清单拿出今天的行动提示或相关资料,开始进行今天工作计划的排程,为我们丰富及充实的一天准备。每天都能做好排程的工作,我们就能称得上是时间管理的黑带高手了,这不是一种很棒的感觉吗?

 

2 双枪–两个计时器

参加过研习会的朋友都知道,twhsi演讲时常用计时器来作时间控制的动作,其实计时器是我用过成本效益最高的工具,一个便宜的计时器约为120元台币(约28元人民币),但是却可以让我们做事的效率大为增加。

笔者在研习会上会用两个计时器,一个倒数,整个研习会还有多少时间结束(例如两小时),一个倒数目前进行这个阶段的活动还有多久时间(例如分组上台报告,每组有三分钟时间),这样子用在研习会上,我可以不用思考时间的问题,时间一到,就会有”BEEP BEEP”的声音提醒我要做下件事情,对于演讲的时间控制很有帮助。

计时器对执行每日计划时也很有用,例如twhsi 11:45am必须出门,有一个约会,我会计算现在到11:45还有多少时间(假设75分钟),我会设定70分钟,这样子我随时知道还有多少时间可以做事情,”BEEP BEEP”的声音响起时,我还有5分钟可以准备要出门的动作。

若是预期今天的工作相当的忙碌,笔者还会用以下的方式来用计时器

 

a 由清单中选出3-5件要做的事情,先写下3M的即可贴上,接着设定倒数码表闹钟到10分钟,并开始专心的处理第一件事情

b 10分钟到了,就强迫自己停下来,开始作第二件要做的事情。若10分钟还没到,我们已经做完第一件事情,那你就直接作第二件事情。

c 轮流的处理3M的即可贴上的所有事情(通常也是作重要的),每十分钟切换工作的目的是,让我们对要处理的事情充满新鲜感,不会厌倦。 每三十分钟,则要作一次真正的休息,花个五分钟,去作自己想做的事情(喝水,看报等,也要设闹钟),等闹钟响了再回来。

d 继续作3M的即可贴上的事项,直到 全部完成。再继续列3-5件要做的事情继续行动。

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这些概念是我从英国的时间管理专家马克·佛斯特的著作《搞定一切,还有时间玩》学来的,我已经用了两年的,觉得很实用。运用倒数的方式(例如10分钟),就逼的自己把心思放在眼前的事务上,强迫自己处理这个问题,而10分钟又不算太长,因此自己对处理这件事情的排斥感也不大,所以是一个很好的方法,又很好玩,这个心理学上的原理称之为”期限效应”,可以让自己有些压力下工作,快速增加生产力。

 

3 to be 的MITs

11/3在google办研习会时,老K一直提醒我要多讲to be的部份,他觉得google的工程师工程太繁忙了,却常常忘了检视自己及思考,自己想要成为怎样一个人。

 

最近看到从李开复先生的博客也看到一篇好文章引领你的一生,里面提到李先生博士班同兰迪·波许教授演讲《真正实现你的童年梦想》,在他临终前的几个月,他娓娓道来,在他生命中努力追寻过的梦想(包括成为一位职业美式足球队员、体验无重力状况、和DISNEY梦幻团队一起设计一个云霄飞车等),并告诉我们,就算遇到困难,也要奋力向前。

 

在我的每日计划中,我都会安排一些实践梦想的MITs,前一阵子是用keynote重新设计我所有的投影片,最近是要求自己写一系列时间管理的线上课程,我觉得这些事对于我而言,意义重大。

我们所希望的人生不是很有生产力,做好上司交办的工作就好了,而是要找到我们内心的声音,进而协助他人找到他们内心的声音,这才让我们的人生产生意义。
虽然并不容易,制作新的投影片,让我演讲前紧张到第一次打电话给朋友苹果核,倾吐心中的感觉,写文章也占据掉自己很大的时间,让我重新深思个人及家庭时间分配的问题。但是,如果我们不做我们想要做的事情,那我们的生命中应该做什么呢?在您的每日计划中加入to be吧,虽然是一个10分钟就可以完成的小事,但是您总是往您的梦想推进了一步 :>

 

结语
到这里排程和行动的课程将到一个段落,我们目前提到时间管理三大领域的两个部份,一是建立完整的行动清单,二是做好每日计划及执行,接下来我们要讨论的是”检视”和”同步”,大家继续加油。


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